En godt utført jobb mister sin verdi hvis den ikke blir dokumentert. Dokumentasjon av arbeidet er en viktig del av jobben til en profesjonell installatør. Det er ikke bare papirarbeid, men et avgjørende skritt for å sikre kvalitet, sikkerhet og kontinuitet i arbeidet.
Hvorfor er dokumentasjon viktig?
Nøye dokumentasjon tjener mange formål:
- Overføring av informasjon: Neste montør eller formann kan på et øyeblikk se hva som er gjort med maskinen. Dette er spesielt viktig ved feilsøking og skiftarbeid.
- Historikksporing: Maskinens vedlikeholdshistorikk hjelper deg med å forutse fremtidige reparasjonsbehov og forstå gjentakende feil.
- Sikkerhet: Registreringer sikrer at alle sikkerhetskritiske inspeksjoner og alt vedlikehold blir utført i tide.
- Ansvarlighet: Dokumentasjon er bevis på utført arbeid. Hvis det oppstår problemer senere, er det mulig å kontrollere hvordan og når vedlikeholdet ble utført.
- Ressursstyring: Registreringer av reservedeler og materialer som er brukt, bidrar til lagerstyring og bestilling.
Hva må dokumenteres?
Når du registrerer utført arbeid, bør du prøve å være så nøyaktig som mulig. En god journal inneholder vanligvis følgende informasjon:
Tiltak: Beskriv tydelig hva du gjorde.
- Dårlig: «Oljeskift.»
- Bra: «Skift motorolje og oljefilter i henhold til vedlikeholdsplanen.»
Deler og materialer som er brukt: Registrer reservedelsnummer, navn og antall.
- Eksempel: «Oljefilter, delenummer 1R-1808, 1 stk. Shell Rimula R6 motorolje, 40 liter.
Observasjoner: Noter alle avvik du har lagt merke til under arbeidet, selv om du ikke har rettet dem. Dette er den mest verdifulle informasjonen i forebyggende vedlikehold.
- Eksempel: «Det ble oppdaget en liten oljelekkasje i pakningen til hydraulikksylinderen. Anbefales å overvåke og skifte ut ved neste service.»
- Eksempel: «Kjølevæskenivået var lavt. Lavt kjølevæskenivå var lavt. 2 liter tilsatt. Ingen synlige lekkasjer.»
Måleresultater: Hvis du har foretatt målinger, skal du registrere resultatene.
- Eksempel: «Dekktrykk kontrollert og justert: alle dekk 4,5 bar.
Tid, dato og forfatter av verket: Dette er de grunnleggende dataene som er en del av hver post.
Hvordan og hvor skal jeg dokumentere?
Arbeidsplassen din har et system for registrering av arbeid. Det kan for eksempel være
- Elektronisk vedlikeholdssystem: programvare som brukes på en datamaskin eller et nettbrett (f.eks. SAP, Maximo eller selskapets eget system).
- Mobilapp: Mange moderne systemer fungerer også på telefonen, slik at du kan gjøre en bestilling så snart jobben er gjort.
- Loggbok eller arbeidskort på papir: En tradisjonell, men fortsatt brukt metode. Her er det spesielt viktig at håndskriften er tydelig.
Husk disse tommelfingerreglene:
- Skriv ned umiddelbart: Skriv ned umiddelbart etter at arbeidet er ferdig. Hukommelsen er kort, og detaljer glemmes fort.
- Vær tydelig og kortfattet: bruk faguttrykk og unngå slang. Tenk på at en annen installatør må forstå teksten din om seks måneder uten ytterligere spørsmål.
- Vær ærlig: Skriv også ned eventuelle problemer eller uklarheter. Det er bedre å innrømme at noe er uferdig eller trenger ytterligere avklaring enn å ikke nevne det.
Et eksempel på godt vedlikeholdsarbeid:
- Arbeidssted: hjullaster Volvo L180H, enhet nr. 54
- Dato: 15.10.2023
- Timetelleravlesning: 4052 h
- Forfatter: Matti Meikäläinen
- Tiltak:
- Gjennomført 500 timer med planlagt vedlikehold i henhold til vedlikeholdsprogrammet.
- Utskifting av motorolje og filtre (hoved- og bypassfilter).
- Utskifting av drivstoffilter (forfilter og hovedfilter).
- Bytte ut det hydrauliske returfilteret.
- Ved kontroll av oljenivået på aksler og girkasse var det i orden.
- Smøring av alle skjøter og bolter.
- Observasjoner:
- Skuffespiker slitt, utskifting anbefales innen ca. 50 timer. Varslet til arbeidslederen.
- Ingen andre uregelmessigheter.
Oppsummering:
God dokumentasjon er kjennetegnet på en fagmann. Det er en like viktig del av jobben som selve reparasjonen. Husk det gamle ordtaket: «Hvis det ikke er skrevet ned, er det ikke gjort.»
