2.1 Häiriöviestintä ja sen raportoiminen
Jukka 3.12.2014
Häiriötilanneviestinnän päätehtävät
- varoittaa tapahtuneesta
- antaa toimintaohjeet lisävahinkojen välttämiseksi
- estää huhujen leviäminen ja
- auttaa organisaatiota palautumaan normaalitilaan
Häiriötilanneviestintäohje
TÄYDENNÄ TÄHÄN
Kaupungilla on päivitetty häiriötilanneviestintäohje, jolla on yhdistetty aikaisemmin erillisinä ohjevihkoina tehdyt kaupungin yleisohje ja palvelualueiden ohjeet yhteen ohjeeseen. Ohjekansio on jaettu erillisen jakelulistan mukaan esimiehille ja asiakaspalvelupisteisiin.
Häiriötilanneviestintäohje päivitetään kahdesti vuodessa. Häiriötilanneviestintää johtaa viestintäpäällikkö. Häiriötilanne ja poikkeusolojen viestinnässä voidaan käyttää tarvittaessa hätä- ja viranomaistiedottamista. Hätä- ja viranomaistiedotteet on toimitettava pelastus- tai poliisiviranomaisen kautta.
Kaupungilla on palvelupuhelinjärjestelmä, joka voidaan aktivoida lyhyellä varoitusajalla toimintaan. Puhelinnumeroon TÄYDENNÄ TÄHÄN voidaan ottaa yhtä aikaa noin xxx puhelua.
Tiedotepohja
OTSIKKO
Tiedotteen teksti:
– Mitä on tapahtunut?
– Missä ja milloin?
– Mistä syystä?
– Mitkä ovat vaikutukset ja millaista aluetta koskevat?
– Miten toimitaan tilanteen korjaamiseksi?
– Millaisia toimintaohjeita annetaan?
– Milloin seuraava tiedote julkaistaan?
Lisätietoja: nimi ja ammattinimike, puhelin, sähköposti
Tiedotteen lähettäjän yhteystiedot:
– Nimi ja asema
– Puhelin, fax
– Sähköposti
– Www-sivuosoite
Muistilista häiriöviestintää käynnistävälle
- Tarkista, mitä on tapahtunut
- vahingon laatu ja laajuus
- miten ja miten laajasti on tarpeen tiedottaa
- tuleeko asiasta julkinen – ketkä tietävät jo asiasta
- tiedottaako joku muu jo asiasta
- Tarkista, ovatko viestinnästä vastaavat henkilöt paikalla
- ota yhteyttä yhteistyökumppaneihin
- sovi viestinnän työnjako ja vastuut
- sisäinen viestintä
- asiakkaat
- media
- sidosryhmät
- sovi, kuka antaa haastattelut ja lausunnot
- Käynnistä viestintä valitsemalla tilanteeseen sopivat kanavat
- laadi tiedote
- muista sekä sisäiset että ulkoiset kohderyhmät
- muista erityisryhmät
- perusta viestintäkeskus yhteiskumppaneiden kanssa tarvittaessa
- Järjestä tarvittaessa tiedotustilaisuus
- ilmoita siitä medialle
- tee opasteet tiedotustilaisuuspaikalle
- varmista, että toiminnasta vastaavat henkilöt (tarvittaessa myös muilta toimialoilta, esimerkiksi tilakeskuksesta tai sosiaali- ja terveyskeskuksesta) ovat paikalla
- laadi tilaisuuteen myös kirjallista materiaalia
- Päivitä tietoa säännöllisesti
- tiedotteet, internet-sivut
- Ilmoita aina seuraavan tiedotteen tai seuraavan tiedotustilaisuuden (arvioitu) ajankohta
- Seuraa uutisointia ja mahdollisuuksien mukaan analysoi sitä
- Dokumentoi tapahtumat
- tilannepäiväkirja lyhyinäkin muistiinpanoina auttaa tilanteen jälkiarvioinnissa
Kuntaliiton opas kunnan viestintään kriisi- ja erityistilanteissa
Opas kunnan viestintään kriisi- ja erityistilanteissa
Kaupungin ohjeistus häiriötilanneviestintään
Lisätään oman kaupungin tai kunnan ohjeistus tähän
