Kriisitilanteessa ensimmäinen uhri on usein normaali viestintä. Sähkökatko, kyberhyökkäys tai laaja verkkohäiriö voi pimentää sähköpostit, pikaviestimet ja jopa matkapuhelinverkot.
Yrityksen avainhenkilöinä teidän tehtävänne on varmistaa, että elintärkeä tieto kulkee henkilöstölle, johdolle ja asiakkaille myös silloin, kun normaalit työkalut eivät toimi.
Rakenna viestinnän varasuunnitelma
Hyvä nyrkkisääntö varautumisessa on: Jos sinulla on vain yksi tapa viestiä, sinulla ei ole yhtään tapaa viestiä. Viestintäkanavat tulee jakaa kolmeen tasoon:
- Ensisijaiset kanavat: Normaalit työkalut (esim. sähköposti, Teams, Slack, puhelimet).
- Toissijaiset kanavat: Varajärjestelmät, jotka toimivat, jos yrityksen omat verkot kaatuvat (esim. WhatsApp- tai Signal-ryhmät, tekstiviestit, henkilökohtaiset sähköpostit).
- Viimeissijaiset kanavat: Menetelmät, kun sähkö tai internet ei toimi lainkaan (esim. paperiset yhteystietolistat, radiopuhelimet, ennalta sovitut fyysiset kohtaamispaikat).
Käytännön toimet viestinnän turvaamiseksi
Tässä on lista konkreettisista asioista, jotka yrityksessänne tulisi olla kunnossa ennen kriisiä:
- Tulostetut yhteystietolistat: Jos tietokoneet on lukittu kyberhyökkäyksen vuoksi, digitaalisesta puhelinluettelosta ei ole apua. Varmistakaa, että avainhenkilöillä on tärkeimmät puhelinnumerot (henkilöstö, johto, IT-tuki, viranomaiset) paperille tulostettuna ja turvallisesti säilytettynä.
- Vaihtoehtoiset verkot: Onko yrityksellä käytössä vain yhden teleoperaattorin liittymiä? Kriittisillä avainhenkilöillä tulisi olla varalla toisen operaattorin SIM-kortti (esim. prepaid), jotta viestintä onnistuu, jos yhden operaattorin verkko kaatuu.
- Pilvipalvelut ja some: Jos yrityksen omat palvelimet kaatuvat, sosiaalisen median kanavat (LinkedIn, Facebook, X) tai erilliset pilvipalvelut toimivat usein edelleen. Näitä voidaan käyttää hätätiedottamiseen asiakkaille ja henkilöstölle.
- "Lappu luukulla" -menetelmä: Älkää unohtako perinteistä viestintää. Jos järjestelmät ovat alhaalla, selkeä tulostettu tai käsin kirjoitettu tiedote toimiston tai liikkeen ovessa vähentää asiakkaiden ja työntekijöiden hämmennystä.
Sovi pelisäännöt etukäteen
Varakanavista ei ole hyötyä, jos henkilöstö ei tiedä niistä. Viestintäkatkoksen aikana ihmiset kaipaavat johtajuutta ja selkeyttä.
Sopikaa ja ohjeistakaa jo normaalioloissa seuraavat asiat:
- Mistä tietoa etsitään? (Esimerkki: "Jos sähköposti ei toimi, tarkista yrityksen virallinen WhatsApp-ryhmä.")
- Miten toimitaan, jos mikään laite ei toimi? (Esimerkki: "Jos puhelinverkot ovat täysin alhaalla, lähialueella olevat avainhenkilöt kokoontuvat toimiston pääovelle klo 10.00 ja klo 14.00.")
Pohdintatehtävä avainhenkilöille:
Mieti yrityksenne nykytilannetta. Jos matkapuhelinverkko ja internet kaatuisivat juuri nyt koko työpäivän ajaksi, miten saisit tiedon kriisistä a) yrityksen johdolle, b) omalle tiimillesi ja c) tärkeimmille asiakkaillenne? Mitä työkaluja teiltä tällä hetkellä puuttuu tämän toteuttamiseen?
