Kriisitilanteessa sisäinen viestintä on aina etusijalla. Kun jotain odottamatonta tapahtuu – oli kyseessä sitten laaja sähkökatko, kyberhyökkäys tai onnettomuus – oma henkilöstö tarvitsee tiedon ensimmäisenä.
Jos virallista ja luotettavaa tietoa ei ole saatavilla, huhut alkavat levitä nopeasti. Selkeä, rehellinen ja oikea-aikainen viestintä luo turvallisuudentunnetta ja on tehokkain tapa ylläpitää työrauhaa.
Sisäisen kriisiviestinnän kolme kultaista sääntöä
Avainhenkilönä sinun tehtäväsi on varmistaa, että viestintä on hallittua. Muista nämä perussäännöt:
- Ole nopea, vaikka kaikkea tietoa ei vielä olisi.
Kerro se, mitä tiedetään juuri nyt. On parempi viestiä keskeneräisestä tilanteesta kuin olla hiljaa. Voit esimerkiksi kertoa: "Olemme havainneet häiriön IT-järjestelmissämme. Tutkimme asiaa parhaillaan ja annamme lisätietoa klo 14.00." - Pysy faktoissa ja ole rehellinen.
Älä vähättele tilannetta, mutta älä myöskään lietso paniikkia. Kerro asiat niin kuin ne ovat. - Käytä selkeää kieltä.
Kriisissä ihmisten kyky ottaa vastaan monimutkaista tietoa heikkenee. Vältä vaikeita ammattitermejä ja pidä lauseet lyhyinä.
Miten ohjeistat henkilöstöä toimimaan?
Kriisin keskellä ihmiset kaipaavat selkeitä raameja ja ohjeita. Hyvä sisäinen kriisiviesti vastaa aina seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä on tapahtunut? (Lyhyt ja selkeä tilannekuva)
- Miten tämä vaikuttaa työntekoon juuri nyt? (Esim. "Tuotanto on pysäytetty" tai "Asiakaspalvelujärjestelmä on alhaalla")
- Mitä työntekijöiden pitää tehdä? (Esim. "Kirjautukaa ulos koneilta", "Siirtykää etätöihin" tai "Jatkakaa töitä normaalisti niiltä osin kuin se on mahdollista")
- Mitä EI saa tehdä? (Esim. "Älkää avatko sähköpostin liitteitä" tai "Älkää antako lausuntoja medialle, vaan ohjatkaa kyselyt viestintään")
Työrauhan ja luottamuksen ylläpitäminen
Kriisi aiheuttaa aina huolta ja epävarmuutta. Avainhenkilöiden ja esihenkilöiden rauhallinen toiminta tarttuu koko työyhteisöön.
- Näytä suuntaa: Kun johto toimii järjestelmällisesti, henkilöstö luottaa siihen, että tilanne on hallinnassa.
- Tarjoa tukea: Kerro selkeästi, keneltä työntekijät voivat kysyä lisätietoja tai pyytää apua. Älä jätä ihmisiä yksin kysymystensä kanssa.
- Kuuntele ja ole läsnä: Järjestäkää tarvittaessa lyhyt yhteinen tilannekatsaus (esim. verkkopalaveri tai kokoontuminen), jossa henkilöstö voi esittää kysymyksiä.
Entä jos normaalit viestintäkanavat eivät toimi?
Varautumisesta vastaavien avainhenkilöiden on mietittävä ennakkoon myös pahin skenaario: Miten viestit henkilöstölle, jos yrityksen sähköposti, intranet tai Teams eivät toimi?
Teillä tulee olla etukäteen sovittu varakanava. Se voi olla esimerkiksi:
- Tekstiviestijärjestelmä (SMS)
- Ennalta luodut WhatsApp- tai Signal-ryhmät
- Erillinen kriisiviestintäsovellus
Vinkki varautumiseen: Varmista, että yrityksellä on ajantasaiset yhteystiedot koko henkilöstöstä, ja että nämä tiedot ovat saatavilla myös offline-tilassa (esimerkiksi tulostettuna turvallisessa paikassa), jos verkkoyhteydet katkeavat.
Pohdittavaksi:
Jos yrityksenne sähköpostijärjestelmä ja sisäinen verkko kaatuisivat juuri nyt, miten saisit tärkeän toimintaohjeen koko henkilöstölle 15 minuutissa?
