Kun häiriö tai kriisi iskee, aikaa suunnittelulle ei enää ole. Tilanne vaatii nopeita toimia, ja epätietoisuus siitä, kuka hoitaa minkäkin asian, maksaa yritykselle arvokasta aikaa ja rahaa. Siksi on elintärkeää, että jokainen avainhenkilö tietää oman roolinsa ja vastuunsa jo etukäteen.
Selkeä työnjako estää kaaoksen, vähentää stressiä ja varmistaa, että asiat hoidetaan tehokkaasti.
Kriisijohtoryhmän kokoaminen
Jokaisella yrityksellä tulee olla ennalta nimetty kriisijohtoryhmä. Tämä ryhmä ottaa ohjat käsiinsä, kun normaali arki häiriintyy merkittävästi. Roolit on jaettava yrityksen koon ja toimialan mukaan, mutta tyypillisesti kriisijohtoryhmään kuuluvat seuraavat vastuut:
- Johtaja: Tekee lopulliset päätökset, pitää kokonaiskuvan hallinnassa ja kantaa päävastuun.
- Viestintävastaava: Hoitaa sisäisen tiedotuksen henkilöstölle ja ulkoisen viestinnän asiakkaille, kumppaneille ja medialle.
- IT- ja turvallisuusvastaava: Vastaa järjestelmien palauttamisesta, tietoturvasta ja mahdollisista fyysisen turvallisuuden toimista.
- Henkilöstövastaava (HR): Huolehtii työntekijöiden turvallisuudesta, ohjeistuksesta ja mahdollisesta henkisestä tuesta.
- Operatiivinen vastaava: Varmistaa, että yrityksen ydintoiminta (esim. tuotanto, logistiikka tai palvelut) jatkuu parhaalla mahdollisella tavalla tai ajetaan turvallisesti alas.
Muista varahenkilöt!
Kriisi ei katso kelloa tai loma-aikoja. Häiriö voi iskeä silloin, kun toimitusjohtaja on lennolla tai IT-vastaava on sairaana.
Jokaisella avainhenkilöllä on oltava nimetty varahenkilö. Varahenkilön on tiedettävä samat asiat, ja hänellä on oltava samat valtuudet ja pääsyoikeudet (esim. salasanat ja avaimet) toimia kuin varsinaisella vastuuhenkilöllä.
Tehtävien selkeyttäminen ja toimintakortit
Vastuunjaon pitää olla kirjallinen ja helposti saatavilla – myös silloin, kun yrityksen tietoverkko ei toimi. Erinomainen ja yksinkertainen työkalu tähän on toimintakortti.
Toimintakortti on lyhyt, usein vain yhden sivun mittainen ohje tietylle roolille. Sen tulisi vastata selkeästi seuraaviin kysymyksiin:
- Mikä on minun roolini tässä tilanteessa?
- Mitkä ovat kolme ensimmäistä asiaa, jotka minun pitää tehdä heti häiriön alettua?
- Keneen minun pitää ottaa yhteyttä (yhteystiedot mukana)?
- Mitä päätöksiä saan tehdä itsenäisesti ilman erillistä lupaa?
Kaikkien on tiedettävä roolinsa
Pelkkä hieno suunnitelma mapissa tai verkkolevyllä ei riitä. Varautuminen on tehokasta vasta, kun se on jalkautettu käytäntöön.
- Varmista, että kaikki avainhenkilöt ovat lukeneet ja ymmärtäneet omat vastuunsa.
- Varmista, että koko henkilöstö tietää, kuka johtaa poikkeustilannetta ja mistä he saavat luotettavaa tietoa.
- Käykää roolit läpi säännöllisesti, esimerkiksi kerran vuodessa tai aina kun avainhenkilöt vaihtuvat.
Pohdintatehtävä omalle yrityksellesi:
Mieti yrityksesi nykytilannetta. Jos tärkein tietojärjestelmänne kaatuu juuri nyt, kuka johtaa tilanteen selvittämistä? Kuka viestii asiakkaille viivästyksistä? Onko näillä henkilöillä varahenkilöt valmiina? Jos vastaukset ovat epäselviä, vastuunjako vaatii vielä tarkentamista.
