Kun äkillinen häiriö tai kriisi iskee, aikaa organisoitumiseen ei enää ole. Jotta yritys voi toimia paineen alla, sillä on oltava etukäteen nimetty kriisijohtoryhmä. Tämä ryhmä ottaa tilanteen välittömästi haltuunsa, muodostaa tilannekuvan ja tekee tarvittavat päätökset.
Nyrkkisääntö kriisijohtoryhmän kokoamiseen on: pidä ryhmä riittävän pienenä, jotta päätöksenteko on nopeaa, mutta riittävän laajana, jotta kaikki tarvittava tieto on pöydässä. Yleensä toimiva koko on 4–7 henkilöä yrityksen koosta riippuen.
Kriisijohtoryhmän tärkeimmät roolit
Kriisijohtoryhmässä titteleitä tärkeämpää on se, että jokainen tietää oman roolinsa ja vastuualueensa. Peruskokoonpanoon tulisi kuulua ainakin seuraavat roolit:
1. Kriisijohtaja
- Tehtävä: Johtaa ryhmän työskentelyä, pitää yllä kokonaiskuvaa ja tekee lopulliset päätökset, jos ryhmä ei ole yksimielinen.
- Kuka: Usein toimitusjohtaja, varatoimitusjohtaja tai liiketoiminnasta vastaava johtaja.
2. Viestintävastaava
- Tehtävä: Vastaa siitä, mitä, milloin ja kenelle tapahtuneesta kerrotaan. Hoitaa sekä sisäisen viestinnän (oma henkilöstö) että ulkoisen viestinnän (asiakkaat, kumppanit, media). Viestintä on kriisissä usein yhtä tärkeää kuin itse ongelman ratkaisu.
- Kuka: Viestintäjohtaja, markkinointipäällikkö tai muu viestinnän ammattilainen.
3. Operatiivinen vastaava
- Tehtävä: Tuntee yrityksen käytännön prosessit. Vastaa siitä, miten kriisi (esim. sähkökatko tai laiterikko) saadaan rajattua ja miten normaaliin toimintaan palataan.
- Kuka: Tuotantopäällikkö, operatiivinen johtaja tai palvelupäällikkö.
4. Henkilöstö- ja turvallisuusvastaava
- Tehtävä: Varmistaa työntekijöiden fyysisen ja henkisen turvallisuuden. Vastaa työterveydenhuollon koordinoinnista ja henkilöstön tukemisesta kriisin aikana ja sen jälkeen.
- Kuka: HR-johtaja tai työsuojelupäällikkö.
5. Tilannekuvan ylläpitäjä (Kirjuri)
- Tehtävä: Tämä on usein unohdettu, mutta elintärkeä rooli. Kirjuri pitää kirjaa tapahtumien kulusta (aikajana), tehdyistä päätöksistä ja siitä, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä. Tämä auttaa ryhmää pysymään kartalla ja on välttämätöntä kriisin jälkiselvittelyssä.
- Kuka: Esimerkiksi johdon assistentti tai muu tarkka ja järjestelmällinen henkilö.
Asiantuntijat tarpeen mukaan
Kriisijohtoryhmän ei tarvitse tietää kaikkea itse. Ryhmän tueksi kutsutaan tarpeen mukaan asiantuntijoita. Esimerkiksi kyberhyökkäyksessä pöytään kutsutaan IT-vastaava, ja vakavassa onnettomuudessa mukaan voidaan tarvita yrityksen lakimies. Nämä henkilöt osallistuvat työskentelyyn vain sen aikaa, kun heidän asiantuntemustaan tarvitaan.
Muista varahenkilöt!
Kriisi ei katso kelloa tai kalenteria. Mitä tapahtuu, jos kriisijohtaja on lennolla tai viestintävastaava on sairaana, kun kriisi alkaa?
Jokaisella kriisijohtoryhmän jäsenellä on oltava nimetty ja perehdytetty varahenkilö. Varahenkilöllä on kriisitilanteessa täsmälleen samat valtuudet ja vastuut kuin varsinaisella jäsenellä.
Pohdittavaksi:
Onko teidän yrityksessänne nimetty selkeä kriisijohtoryhmä? Tietävätkö kaikki jäsenet ja heidän varahenkilönsä, mitä heiltä odotetaan tositilanteessa?
