Kriisitilanteessa yrityksen johto ja avainhenkilöt työskentelevät usein kovan paineen alla. Mitä tapahtuu, jos toimitusjohtaja, IT-päällikkö tai tuotantovastaava sairastuu äkillisesti, joutuu onnettomuuteen tai ei ole tavoitettavissa?
Kriisi ei odota sitä, että oikea henkilö palaa töihin. Yrityksen toiminnan on jatkuttava häiriöistä huolimatta. Siksi selkeä ja etukäteen mietitty sijaistusjärjestelmä on elintärkeä osa yrityksen jatkuvuudenhallintaa.
Seuraavien neljän askeleen avulla varmistatte, että päätöksenteko ja toiminta jatkuvat myös silloin, kun useita avainhenkilöitä on estyneenä.
1. Tunnista kriittiset roolit
Kaikkia työntekijöitä ei tarvitse sijaistaa välittömästi kriisin hetkellä, mutta yrityksen elintärkeät toiminnot eivät saa pysähtyä. Keskittykää rooleihin, joita ilman yritys ei selviä muutamaa päivää pidempään.
Mieti seuraavia kysymyksiä:
- Kuka tekee kiireelliset taloudelliset ja juridiset päätökset?
- Kuka johtaa operatiivista toimintaa ja tuotantoa?
- Kuka vastaa kriisiviestinnästä (sisäinen ja ulkoinen)?
- Kuka pitää IT-järjestelmät pystyssä ja turvassa?
2. Rakenna sijaisketjut
Normaalioloissa yksi varahenkilö usein riittää. Laajassa kriisissä (kuten vakava pandemia tai suuronnettomuus) on kuitenkin mahdollista, että sekä varsinainen avainhenkilö että hänen sijaisensa sairastuvat yhtä aikaa.
- Nimeä ykkös- ja kakkossijaiset: Jokaisella kriittisellä roolilla tulisi olla vähintään kaksi sijaista (esim. Sijainen A ja Sijainen B).
- Vältä keskittämistä: Varmista, ettei sama henkilö ole nimetty sijaiseksi liian moneen eri tehtävään. Yksi ihminen ei voi kriisitilanteessa hoitaa kolmen eri avainhenkilön töitä.
3. Varmista osaaminen, Valtuudet ja pääsyoikeudet
Pelkkä nimi paperilla ei auta, kun kriisi iskee. Sijaisen on pystyttävä tarttumaan toimeen välittömästi.
- Osaaminen: Sijaisen ei tarvitse osata avainhenkilön työtä täydellisesti, mutta hänen on osattava hoitaa kriittisimmät tehtävät. Perehdytä sijaiset tehtäviinsä säännöllisesti.
- Valtuudet: Onko sijaisella oikeus tehdä päätöksiä? Voiko hän esimerkiksi hyväksyä suuria laskuja, tehdä hankintoja tai antaa lausuntoja medialle? Nämä valtuudet pitää dokumentoida etukäteen.
- Pääsyoikeudet: Varmista, että sijaisella on fyysinen ja digitaalinen pääsy tarvittaviin paikkoihin. Onko hänellä oikeat avaimet, kulkuluvat, salasanat ja käyttöoikeudet IT-järjestelmiin?
4. Viesti sijaistuksista selkeästi
Kun sijaistus astuu voimaan, tiedonkulku on varmistettava. Koko organisaation – ja tarvittaessa tärkeimpien asiakkaiden ja kumppaneiden – on tiedettävä muutoksesta.
Kun avainhenkilö jää pois, viestikää selkeästi:
- Kuka hoitaa tehtävää tällä hetkellä?
- Mitkä ovat sijaisen yhteystiedot?
- Kuinka kauan sijaistus arviolta kestää?
💡 Käytännön tehtävä yrityksellenne
Käykää johtoryhmän tai varautumistiimin kesken läpi seuraavat asiat:
- Listatkaa yrityksenne 3–5 kriittisintä roolia.
- Tarkistakaa, onko näille rooleille nimetty selkeät sijaisketjut (ykkös- ja kakkossijainen).
- Varmistakaa heti tänään, että näillä sijaisilla on pääsyoikeudet niihin järjestelmiin, joita he kriisitilanteessa tarvitsevat.
