Kun äkillinen kriisi, kuten laaja sähkökatko, kyberhyökkäys tai toimitusketjun häiriö iskee, normaali tapa tehdä töitä ei usein enää onnistu. Jotta yrityksen pyörät pyörivät myös tällaisessa tilanteessa, teillä on oltava ennalta mietityt vaihtoehtoiset toimintatavat.
Tässä osiossa opit, miten rakennatte yrityksellenne toimivat B- ja C-suunnitelmat.
Mitä vaihtoehtoiset toimintatavat tarkoittavat?
Vaihtoehtoinen toimintatapa on "kiertotie". Jos ensisijainen työkalu, järjestelmä, työntekijä tai tila ei ole käytettävissä, miten kriittinen työ saadaan silti tehtyä?
Kriisitilanteessa tavoitteena ei ole täydellisyys tai maksimaalinen tehokkuus. Tavoitteena on riittävä toimintakyky, jotta yritys selviää ja pystyy palvelemaan tärkeimpiä asiakkaitaan.
Esimerkkejä vaihtoehtoisista toimintatavoista:
- Tietojärjestelmä kaatuu: Siirrytään manuaalisiin prosesseihin. Tilaukset ja kirjaukset tehdään kynällä ja paperilla tai tulostetuilla varalomakkeilla, kunnes järjestelmä toimii jälleen.
- Päätoimittaja ei pysty toimittamaan raaka-ainetta: Otetaan välittömästi yhteyttä ennalta kilpailutettuun varatoimittajaan (Suunnitelma B).
- Toimitiloihin ei pääse (esim. vesivahinko tai tulipalo): Henkilöstö siirtyy etätyöhön tai ennalta sovittuun väistötilaan.
- Avainhenkilö sairastuu äkillisesti: Työtehtävät siirtyvät varahenkilölle. Tämä vaatii sen, että yrityksessä on tehty ristiinkoulutusta ja ohjeet ovat kaikkien saatavilla.
Näin luotte b- Ja c-suunnitelmat
Varautumisesta vastaavina avainhenkilöinä teidän tehtävänne on varmistaa, että vaihtoehdot on mietitty ennen kuin niitä tarvitaan. Etenkää näin:
1. Tunnistakaa kriittisimmät toiminnot
Kaikkea ei tarvitse eikä voi pelastaa heti. Keskittykää niihin toimintoihin, joiden pysähtyminen aiheuttaa nopeimmin vakavaa vahinkoa yrityksen taloudelle, maineelle tai turvallisuudelle.
2. Kysykää "Mitä jos?"
Käykää kriittiset toiminnot läpi ja kysykää:
- Mitä jos tätä työvaihetta ei voida tehdä tietokoneella?
- Mitä jos tämä laite hajoaa, eikä varaosaa saa viikkoihin?
3. Määritelkää Suunnitelma B (Varavaihtoehto)
Suunnitelma B on tapa jatkaa toimintaa lähes normaalisti, mutta eri työkaluilla tai resursseilla. Työ voi olla hitaampaa ja raskaampaa, mutta se tulee tehdyksi.
- Esimerkki: Kassajärjestelmä on rikki, joten myynti kirjataan vihkoon ja kuitit kirjoitetaan käsin.
4. Määritelkää Suunnitelma C (Selviytymisvaihtoehto)
Entä jos Suunnitelma B epäonnistuu tai kriisi on poikkeuksellisen syvä? Suunnitelma C on yrityksen "selviytymismoodi". Silloin tehdään vain aivan välttämättömin minimi, jotta yritys pysyy hengissä.
- Esimerkki: Sähköt ja netti ovat kokonaan poikki useita päiviä. Myynti keskeytetään kokonaan, ja henkilökunta keskittyy vain olemassa olevan varaston turvaamiseen ja asiakkaiden tiedottamiseen akkukäyttöisillä puhelimilla.
Kirjaa ylös ja harjoittele
Pelkkä ajatus kenenkään päässä ei ole suunnitelma. Vaihtoehtoiset toimintatavat pitää kirjata ylös selkeiksi, lyhyiksi ohjeiksi.
Varmistakaa myös, että:
- Ohjeet on tulostettu paperille (jos digitaaliset järjestelmät eivät toimi).
- Tarvittavat varavälineet (esim. paperilomakkeet, varavirtalähteet, taskulamput) ovat oikeasti olemassa ja helposti löydettävissä.
- Henkilöstö tietää, kuka tekee päätöksen siirtymisestä Suunnitelma B:hen tai C:hen.
Pohdittavaksi:
Valitkaa yksi yrityksenne tärkein yksittäinen toiminto. Miettikää sille heti tänään konkreettinen Suunnitelma B ja Suunnitelma C. Mitä välineitä tai ohjeita näiden toteuttaminen vaatisi juuri nyt?
